早在接到接待通知之初，酒店便组织中层以上管理人员召开“接待准备”工作汇报会，各部门也根据自身工作重点制定了一套详尽实用、行之有效的VIP高规格接待流程，并对此次接待的信息对接、前期准备、入住服务以及后勤保障等方面做了详细规定和说明。会后，酒店还专门成立检查小组对各区域准备工作进行了全方位、立体式检查。
      接待期间，泽州大酒店要求全员停休、轮班上岗，确保24小时盯对服务，各部门经理实行“高峰站岗”。酒店副总经理亲自督阵，一切以服务宾客为出发点，力求做到“高标准、精细化、零缺陷”。营销部提供实时跟踪服务，积极征询宾客意见并反馈至各部门及时改进；前厅部在报到处安排了志愿服务台，免费提供药品、信封、茶水、充电宝等个性化服务用品；客房部更是准备了精美鲜花和温馨的欢迎便条，并免费提供烘烫衣物服务；采购部、出品部对所有食品采购、加工、贮存全程监督，并做好留样，确保食品卫生安全；餐饮部针对宾客喜好，结合本地特色菜品，积极改进服务细节，每天变换“花样”更新菜单，尽可能满足顾客“多样化”需求；后勤部门员工作为“志愿服务者”，忙碌于大门、电梯间等各处，随时为宾客提供行李搬运和问询服务。